POSレジで領収書を発行する方法｜領収書の基礎知識や要件・知っておきたいルールの解説まで

2023年11月13日

BESPRA（べスプラ）編集部

領収書は取引が正常に行われたという有効な証拠として利用する書類です。事業者であれば、経費計上するために一定期間紙での保管が義務付けられています。法律の観点から見ても必要な書類なので、店舗を経営していれば発行を求められることが多いでしょう。

領収書に対応しているPOSレジであれば、忙しい店舗でも素早く発行することが可能です。今回は、領収書の基礎知識や書き方・POSレジで発行する方法について解説します。おすすめのPOSレジも紹介しますので、参考にしていただければ幸いです。

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そもそも領収書の定義とは？

領収書とは「金銭または有価証券の受取書」と税法で定義づけられています。取引があった際に領収書を発行することで、きちんと金銭が支払われたと証明することができるのです。

領収書の必要性・役割は？

領収書とは一体どのような役割があるのでしょうか。ここでは、領収書の必要性や役割について解説します。

商品購入の証明

領収書は、「ひとつ」もしくは「ひとくくり」の取引ごとに発行される証明書になります。そのため、正式な領収書であれば誰が・いつ・どのような取引で代金を支払ったのかが第三者が見ても確認可能です。

反対に、いくら当事者同士で金銭の授受があったと証言しても、領収書がなければ確認ができません。確定申告やトラブル発生時に提示されることも少なくないので、領収書は一定期間保管しておきましょう。

経費処理に利用

前項でも少し触れましたが、領収書は確定申告の際に必要な書類になります。領収書があることで取引の重要な証拠となるため、万が一税務調査が入ってもスムーズに応じることができるでしょう。

領収書があれば、間違いなくその取引が行われたという証明になります。従業員を雇っている企業であれば、領収書の発行を義務付けることで内部不正の防止も可能です。管理や保管に手間はかかりますが、結果として会社を守ることになるので必ず義務づけましょう。

ちなみに、領収書の保管期間は法人の黒色申告は7年・赤色申告は10年です。個人事業主の場合は、白色申告は5年・青色申告であれば7年と定められています。

領収書と「領収証」・「レシート」は違う？それぞれの役割を解説

領収書と同様、レシートや領収証も支払いの証明として発行されます。では、それぞれの違いとは一体どんなものなのでしょうか。以下で詳しく解説します。

領収証と領収書の違い

領収書と領収証のどちらも取引によって発行されるという部分は同じです。ただし、その重要度は多少異なってきます。領収書は事実確認としての書類に位置するのに対し、領収証は取引の証券として扱われているのです。

そのため、領収証には必ず宛名や但し書きが記載されており「誰が・いつ・どんな」取引をしたかが分かります。一方、領収書は取引があったという事実を証明する程度のものなので、宛名が書かれていないレシートも同じ括りです。

レシートと領収書の違い

レシートと領収書は、領収証と比較すると同じグループに属しているといえます。しかし、記載内容を見ると異なる点は明確です。通常レシートには「店名」「日付」「取引商品の品目」「単価」などが記載されています。

一方、領収書にはレシートの内容に加えて「宛名」が記載されているのです。つまり宛名が記載されているかどうかという点がレシートと領収書の違いとなります。それ以外の項目についてはほとんど変わりがなく、証拠としての効力も同等です。

基本的には、領収書とレシートは二重で発行しないよう定められています。もしも二重で発行すると架空取引とみなされることもあり、税務署より何らかの措置を取られる事態にも発展しかねません。

最悪の事態を防ぐために、領収書を発行してもらう際にはレシートは受け取れないことを覚えておきましょう。

領収書の記載要件とは？インボイス制度にも対応した書き方を解説

領収書にも、一定のルールがあります。インボイス制度にも対応した領収書の書き方は詳細は次の通りです。

領収書であることを示すタイトル
取引年月日
発行者
宛名
但し書き（取引内容）
金額
収入印紙
適格請求書発行事業者の登録番号
税率ごとに区分して合計した対価の額
税率ごとに区分した適用税額

①領収書であることを示すタイトル

発行した書類が領収書であると示すためには、その旨を分かりやすく記載する必要があります。誰が見ても分かりやすいフォント・サイズを心がけることが必要です。多くの場合「領収書」の文字は上部の左側もしくは中央部分に印字されています。

②取引年月日

領収書は取引の証明として発行するものなので、代金を受け取った日の記載が必要です。経費計上の際に使用する重要なものなので、正確な「年・月・日」を記載します。ただし、年の記載は西暦と和暦のどちらでも構いません。

③発行者

領収書を発行した人や会社の名称・住所・連絡先を正確に記載します。複数店舗を運営している企業であれば、発行した店舗の名称まで記載しましょう。多くの場合、合わせて会社の印鑑（社印）を押印していますが必須ではありません。

ただし、社印が押されているだけで領収書としての証拠能力が高まるため、取引相手のためにもあった方が良いでしょう。

④宛名

宛名部分には代金を支払った人や企業の名前を正確に記載します。ただし、支払った方が希望すれば「上様」と記載しても問題ありません。宛名が間違っていると証拠能力が弱まってしまうため、注意しましょう。

特に「株式会社」や「有限会社」などの位置は、企業によって異なるので確認が必要です。

⑤但し書き（取引内容）

金銭のやり取りについて、どんな取引により発生したのかを但し書きとして記載します。多くの企業は1年間でたくさんの取引をし、料金を支払った回数だけ領収書を受け取るでしょう。他の取引と見分けがつくよう、但し書きはできるだけ具体的に記載した方が好まれます。

⑥金額

取引によって発生した金額を記載します。不正防止のため金額の記載方法にはいくつかルールがあり、具体的には次の通りです。

金額の前に「￥」をつける
金額の末尾には「-」か「※」をつける
3桁ごとに「,（カンマ）」をつける

⑦収入印紙

取引額が50,000円以上の領収書を発行する際には、収入印紙の貼り付けが義務付けられています。さらに、改ざんや使いまわしを防ぐため、貼り付けた収入印紙には割印が必要です。これらが守られていなかったり金額が間違っている場合は、税金額が増えてしまいます。

支払う金額は、該当の印紙額の3倍なので注意しましょう。印紙額は取引金額によって変わりますが、50,000円〜1,000,000円以下であれば200円と定められています。ただし、クレジットカードで支払った場合は、その旨を記載すれば収入印紙の貼り付けは不要です。

⑧適格請求書発行事業者の登録番号

インボイスの発行には適格請求書発行事業者の登録番号が必要不可欠です。番号は「T+13桁の法人番号または13桁の数字」と決まっています。税務署に所定の用紙を提出して申請することで、番号の取得が可能です。

インボイス制度開始に間に合うように番号を取得するためには、2023年9月末までに申請をする必要があります。登録できるのは課税事業者のみです。もし免税事業者が登録すると、自動的に課税事業者へ移行してしまうので注意しましょう。

⑨税率ごとに区分して合計した対価の額

税率ごとに区分して合計した対価額の記載も、インボイス制度には必須条件です。これにより、どの商品に対してどの税率が適用されているのかがひと目でわかります。

⑩税率ごとに区分した適用税額

⑨と同様に、税率ごとに区分した適用税額も記載する必要があります。

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POSレジで領収書を発行する時に抑えておきたいポイント

領収書は受け取る側だけではなく発行する側も抑えるべきポイントがあります。それぞれのポイントは、次の通りです。

領収書発行後は控えをとっておく
印鑑は必須ではないが、あれば尚良い
宛名の書き方もルールがある
「￥10,000―」というように金額は不正防止できる書き方で

領収書発行後は控えをとっておく

領収書は発行者側も控えを取っておくことが義務付けられています。以下の文章は、国税庁のサイトに記載されているものです。

法人は、（中略）その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

簡単には「領収書は作成者・受領者ともに、その年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間保存しなければならない」という意味です。領収書は、この文章に書いてある「書類」に該当し紙での保存が原則とされています。

印鑑は必須ではないが、あれば尚良い

領収書の印鑑は必須ではありませんが、あることで信憑性の高い書類として扱われやすくなります。ただし、ここでいう印鑑はあくまでも会社名に被せる社印のことで、収入印紙を貼った際の割印は必須です。

実際の法律にも印鑑に関する明確な取り決めはなく、社会通念上のマナーという位置づけが正しいでしょう。印鑑があることで、正真正銘発行者が作成したという信憑性が高まります。中には印鑑がないと受け取ってくれない企業もあるため、押しておいた方がスムーズです。

宛名の書き方もルールがある

宛名は領収書を受け取るお客様の企業や個人の名前を正確に記載しなければなりません。よくあるミスとしてあげられるのが、株式会社を記載する位置の間違いや（株）と略してしまうなどです。

そもそも、基本的に取引先の社名を略すこと自体がビジネスマナーに反するので注意しましょう。また、企業からの依頼でも「領収書は個人あてにしてほしい」「上様でも良い」といった要望もあります。

いずれにしても相手に対して失礼のないよう、宛名はしっかり確認のうえ記載しましょう。

「￥10,000―」というように金額は不正防止できる書き方で

特に手書きの領収書を発行する際に気をつけたいのが、不正を防止するための記載方法を取り入れるという点です。それを守らないと最悪の場合、金額を追記されてしまい不正に加担したと疑われることにもなりかねません。

正確な記録を残すため金額の前には「￥」を、末尾に「-」か「※」を忘れずに記載しましょう。

POSレジで領収書を発行する方法や設定方法

ここからは、POSレジで領収書を発行するやり方や設定方法について解説します。

レジでの会計終了タイミングで発行する場合のやり方
過去の会計分の領収書を発行する場合のやり方
領収書に但し書きを追加する方法

レジでの会計終了タイミングで発行する場合のやり方

あらかじめ、POSレジとレシートを発行するプリンターが接続できているか確認しておきましょう。会計の支払いが完了すると、領収書を発行できるようになります。必要に応じて金額を修正し、印刷をタップすれば完了です。

会計の合計金額以上の数字は入力できないので注意しましょう。

過去の会計分の領収書を発行する場合のやり方

過去のオーダー一覧を表示しましょう。一覧から領収書を発行したいオーダーをタップします。領収書印刷ボタンをタップし任意の金額を入力、再度表示している印刷ボタンを押せば完了です。こちらも合計金額以上の数字は入力できません。

領収書に但し書きを追加する方法

POSレジの但し書きは多くの場合、品目をタップすることで印字されます。品目については事前に追加しておくことで選択の際もスムーズです。但し書きの追加方法は、管理画面の「設定」から行えます。

新規登録もしくはすでに登録した項目をクリックし、追加したい内容を入力しましょう。メーカーによっては選択項目への表示・非表示を設定できます。必要に応じて（表示の）有効・無効を選べば、登録完了です。

領収書発行対応可能なPOSレジ・電子レジスター9選

以下の9製品は、領収書発行に対応できるPOSレジ・電子レジスターです。

スマレジ
STORESレジ
USENレジ
パワーナレッジPOS
スクエア（Square）POSレジ
POS+（ポスタス）
Airレジ（エアレジ）
NEXPO POSレジ
SR-C550-4SBK　カシオレジスター

スマレジ

■スマレジのおすすめポイント

再発行禁止・但し書き設定機能搭載
金額に応じて収入印紙に自動対応
0円から始められ、機能に合わせて選べるプランが豊富

■スマレジの特徴

0円から基本的なレジ操作ができるタブレットPOSレジです。クラウド型なので場所を選ばず会計・管理が行えます。利用できる機能が多く、領収書に関するあらゆる要望にも柔軟な対応が可能です。

会計時はもちろん、過去の会計分もピックアップし発行ができます。但し書きは事前に登録しておくことで項目を素早く選択でき、幅広い業種で使えるような機能が特徴です。発行履歴が確認できたり、再発行禁止設定を活用することでセキュリティに関する対策ができます。

タイプ	タブレットPOSレジ
領収書機能	お会計時発行、任意金額での発行、但し書き設定、再発行禁止設定、発行履歴
導入費用例	124,380円～（iPad、レシートプリンター、キャッシュドロアー、レシートロール紙）
月額利用料金	・スタンダード（1店舗のみ）：0円・プレミアム（1店舗につき）：5,500円・プレミアムプラス（1店舗につき）：8,800円・フードビジネス（1店舗につき）：12,100円・リテールビジネス（1店舗につき）15,400円
メーカー名	株式会社スマレジ

タイプ	タブレットPOSレジ
領収書機能	お会計時発行、任意金額での発行
導入費用例	161,820円（iPad、バーコードリーダー、ロール紙、キャッシュドロアー※レシートプリンター内蔵タイプ）
月額利用料金	・フリープラン：0円・スタンダードプラン：2,178円※クレジットカードでプラン料金を年払いした場合は初月0円
メーカー名	STORES株式会社

タイプ	タブレットPOSレジ
領収書機能	お会計時発行、任意金額での発行、但し書き設定
導入費用例	約200,000円～（サービス加入料、クラウドマスタ設置料、工事導入サポート費、機器設定費）
月額利用料金	9,980円～
メーカー名	株式会社USEN

タイプ	据え置き型POSレジ（ターミナルPOSレジ）
領収書機能	お会計時発行
導入費用例	要問い合わせ
月額利用料金	要問い合わせ
メーカー名	株式会社Groony （グルーニー）